NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

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THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED
AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION
PLEASE REVIEW IT CAREFULLY

If you have any questions about this notice, please contact Meg Bowen at our office by  
calling 541‐426‐4502. 
Winding Waters Medical Clinic 
603 Medical Parkway 
Enterprise, OR 97828 

WHO WILL FOLLOW THIS NOTICE

This notice describes the information privacy practices followed by our employees, staff and
other office personnel.

YOU HEALTH INFORMATION

This notice applies to the information and records we have about your health, health status,
and the health care and services you receive at this office.  Your health information may include
information created and received by this office, may be in the form of written or electronic
records or spoken words, and may include information about your health history, health status,
symptoms, examinations, test results, diagnoses, treatments, procedures, prescriptions, related
billing activity and similar types of health‐related information.
We are required by law to give you this notice.  It will tell you about the ways in which we
may use and disclose health information about you and describes your rights and our
obligations regarding the use and disclosure of that information.

HOW WE MAY USE AND DISCLOSE HEALTH INFORMATION ABOUT YOU

We may use and disclose health information for the following purposes:

For Treatment.  We may use health information about you to provide you with medical
treatment or services.  We may disclose health information about you to doctors,
nurses, technicians, office staff or other personnel who are involved in taking care of
you and your health.  We also may disclose health information about you to doctors we
send you to for consultation.

For example, your doctor may be treating you for a heart condition and may need to
know if you have other health problems that could complicate your treatment.  The
doctor may use your medical history to decide what treatment is best for you.  The
doctor may also tell another doctor about your condition so that doctor can help
determine the most appropriate care for you.  This would also include EKG’s, lab tests,
and chart notes that that would help the other doctor you are being referred to.
Different personnel in our office may share information about you and disclose
information to people who do not work in our office in order to coordinate your care,
such as phoning in prescriptions to your pharmacy, scheduling lab work and ordering x‐
rays.  Family members and other health care providers may be part of your medical care
outside and may require information about you that we have.

For Payment.  We may use and disclose health information about you so that the
treatment and services you receive at this office may be billed to and payment may be
collected from you, an insurance company or a third party.
For example, we may need to give your health plan information about a service you
received here so your health plan will pay us or reimburse you for the service.  We may
also tell your health plan about a treatment you are going to receive to obtain prior
approval, or to determine whether your plan will pay for the treatment.

For Health Care Operations.  We may use and disclose health information about you in
order to run the office and make sure that you and our other patients receive quality
care.
For example, we may use health information about all or many of our patients to help
us decide what additional service we should offer, how we can become more efficient,
or whether certain new treatments are effective.
We may also disclose your health information to health plans that provide you
insurance coverage and other health care providers that care for you.  Our disclosures of
your health information to plans and other providers may be for the purpose of helping
these plans and providers provide or improve care, reduce cost, coordinate and manage
health care and services, train staff and comply with the law.

Appointment Reminders.  We may contact you as a reminder that you have an
appointment for treatment or medical care at the office.

Treatment Alternatives.  We may tell you about or recommend possible treatment
options or alternatives that may be of interest to you.

Health‐Related Products and Services.  We may tell you about health‐related products
or services that may be of interest to you.
Please notify us if you do not wish to be contacted for appointment reminders, or if you
do not wish to receive communications about treatment alternatives or health‐related
products and services.  If you advise us in writing (at the address listed at the to of this
Notice) that you do not wish to receive such communications, we will not use or
disclose your information for these purposes.

SPECIAL SITUATIONS

We may use or disclose health information about for the following purposes, subject to all
applicable legal requirements and limitations:

To Avert a Serious Threat to Health or Safety.  We may use and disclose health
information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and
safety or the health and safety of the public or another person.

Required By Law.  We will disclose health information about you when required to do
so by federal, state or local law.

Research.  We may use and disclose health information about you for research projects
that are subject to a special approval process.  We will ask you for your permission if the
researcher will have access to your name, address, or other information that reveals
who toy are, or will be involved in your care at the office.

Military, Veterans, National Security and Intelligence.  If you are or were a member of
the armed forces, or part of the national security or intelligence communities, we may
be required by military command or other government authorities to release health
information about you.  We may also release information about foreign military
personnel to the appropriate foreign military authority.

Workers’ Compensation. We may release health information about you for workers’
compensation or similar programs.  These programs provide benefits for work‐related
injuries or illness.

Public Health Risks.  We may disclose health information about you for public health
reasons in order to prevent or control disease, injury or disability; or report births,
deaths, suspected abuse or neglect, non‐ accidental physical injuries, reactions to
medications or problems with products.

Health Oversight Activities.  We may disclose health information to a health oversight
agency for audits, investigations, inspections, or licensing purposes.  These disclosures
may be necessary for certain state and federal agencies to monitor the health care
system, government programs, and compliance with civil rights laws.

Lawsuits and Disputes.  If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose
health information about you in response to a court or administrative order.  Subject to
all applicable legal requirements, we may also disclose health information about you in
response to a subpoena.

Law Enforcement.  We may release health information if asked to do so by a law
enforcement official in response to a court order, subpoena, warrant, summons or
similar process, subject to all applicable legal requirements.

Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors.  We may release health
information to a coroner or medical examiner.  This may be necessary, for example, to
identify a deceased person or determine the cause of death.

Information Not Personally Identifiable.  We may use or disclose health information
about you in a way that does not personally identify you or reveal who you are.

Family and Friends.  We may disclose health information about you to your family
members or friends if we obtain your verbal agreement to do so or if we give you an
opportunity to object to such a disclosure and you do not raise an objection.  We may
also disclose health information to your family or friends if we can infer from the
circumstances, based on our professional judgment that you would not object.  For
example, we may assume you agree to our disclosure of your personal health
information to your spouse when you bring your spouse with you into the exam room
during treatment or while treatment is discussed.
In situations where you are not capable of giving consent (because you are not present r
due to your incapacity or medical emergency), we may, using our professional
judgement, determine that a disclosure to your family member or friend is in your best
interest.  In that situation, we will disclose only health information relevant to the
person’s involvement in your care.  For example, we may inform the person who
accompanied you to the emergency room that you suffered a heart attack and provide
updates on your progress and prognosis.  We may also use our professional judgment
and experience to make reasonable inferences that it is in your best interest to allow
another person to act on your behalf to pick up, for example, filled prescriptions,
medical supplies, or X‐rays.

OTHER USES AND DISCLOSURES OF HEALTH INFORMATION

We will not use or disclose your health information for any purpose other than those identified
in the previous sections without your specific, written Authorization.  If you give us
Authorization to use or disclose health information about you, you may revoke the
Authorization, in writing, at any time. If you revoke your Authorization, we will no longer use or
disclose information about you for the reasons covered by your written Authorization, but we
cannot take back any uses or disclosures already made with your permission.
In some instances, we may need specific, written authorization from you in order to disclose
certain types of specially‐protected information such as HIV, substance abuse, mental health,
and genetic testing.

YOUR RIGHTS REGARDING HEALTH INFORMATION ABOUT YOU

You have the following rights regarding health information we maintain about you:

Right to Inspect and Copy.  You have the right to inspect and copy your health
information, such as medical and billing records, that we keep and use to make
decisions about your care.  You must submit a written request to our office in order to
inspect and/or copy records of your health information.  If you request a copy of the
information, we may charge a fee for the cost of copying, mailing or other associated
supplies.
We may deny your request to inspect and/or copy records in certain limited
circumstances. If you are denied copies of or access to health information that we keep
about you, you may ask that our denial be reviewed.  If the law gives you a right to have
our denial reviewed, we will select a licensed health care professional to review your
request and our denial.  The person conduction the review will not be the person who
denied your request, and we will comply with the outcome of the review.

Right to Amend.  If you believe health information we have about you is incorrect or
incomplete, you may ask us to ament the information.  You have the right to request an
amendment as long as the information is kept by this office.
To request an amendment, complete and submit a MEDICAL RECORD
AMENDMENT/CORRECTION FORM to our office.
We may deny your request for an amendment if your request is not in writing or does
not include a reason to support the request.  In addition, we may deny your request if
you ask us to amend the information that:

  • We did not create, unless the person or entity that created the information is no
    longer available to make the amendment
  • Is not part of the health information that we kept
  • You would not be permitted to inspect the copy
  • Is accurate and complete

Right to an Accounting of Disclosure. You have the right to request an “accounting of
disclosures.”  This is a list of the disclosures we made of medical information about you
for purposes other than treatment, payment, health care operations, and a limited
number of special circumstances involving national security, correctional institutions
and law enforcement.  The list will also exclude any disclosures we have made based on
your written authorization.  To obtain the list, you must submit your request in writing
to our office.  It must state a time period, which may not be longer than six years and
may not include dates before April 14, 2003.  Your request should indicate in what form
you want the list (for example, on paper, electronically).  The first list you request within
a 12‐month period will be free.  For additional lists, we may charge you for the cost of
providing the list.  We will notify you of the cost involved and you may choose to
withdraw or modify your request at that time before any costs are incurred.

Right to Request Restrictions. You have the right to request a restriction or limitation
on the health information we use or disclose about you for the treatment, payment or
health care operations.  You may have the right to request a limit on the health
information we disclose about you to someone who is involved in your care or the
payment for it, like a family member or friend.  For example, you could ask that we not
use or disclose information about a surgery you had.
We are not required to agree to your request.  If we do agree, we will comply with your
request unless the information is needed to provide you emergency treatment or we
are required by law to use or disclose the information.
To request restrictions, you may complete and submit the REQUEST FOR RESTRICTION
ON USE/DISCLOSURE OF MEDICAL INFORMATION to our office.

Right to Request Confidential Communications.  You have the right to request that we
communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location.
For example, you can ask that we only contact you at work or by mail.
To request confidential communications, you may complete and submit the REQUEST
FOR RESTRICTION ON USE/DISCLOSURE OF MEDICAL INFORMATION AND/OR
CONFIDENTIAL COMMUNICATION to our office.  We will not ask you the reason for your
request.  We will accommodate all reasonable requests.  Your request must specify how
or where you wish to be contacted.

Right to Paper Copy of This Notice.  You have the right to a paper copy of this notice.
You may ask us to give you a copy of this notice at any time.  Even if you have agreed to
receive it electronically, you are still entitled to a paper copy.
To obtain such a copy, contact our office.

CHANGES TO THIS NOTICE

We reserve the right to change this notice, and to make the revised or changed notice effective
for medical information we already have about you as well as any information we receive in the
future.  We will post the current notice [optional: or a summary of the current notice] in the
office with its effective date in the bottom left corner.  You are entitled to a copy of the notice
currently in effect.

COMPLAINTS

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with our office or
with the Secretary of the Department of Health and Human Services.  To file a complaint with
our office, contact Meg Bowen, Quality Director at 541‐426‐4502.  You will not be penalized for
filing a complaint.